Die kreative Kraft des Einkaufs

Wer beim Wort Einkauf immer noch an das biedere Bestellbüro von einst denkt, hat die vergangene Dekade verschlafen. Längst managt ein Einkäufer nicht mehr nur Kosten, sondern trifft zunehmend Entscheidungen von strategischer Tragweite. Diese Entwicklung schlägt sich auch in der Consulting-Szene nieder, in der sich immer mehr Einkaufsberater tummeln.

Gute Seemänner erkennt man bei schlechtem Wetter, sagen die Matrosen. Für Einkaufsexperten gilt dies ebenso: Auch deren Abteilung steht traditionell im Fokus, wenn die Zeiten rau und die Märkte hart umkämpft sind. Was kein Wunder ist. In der Regel werden 50 bis 70 Prozent der Betriebskosten vom Einkauf verantwortet, und die Hebelwirkung auf den Gewinn ist nirgendwo größer. Und das gilt heute mehr denn je. Wie Berechnungen des Bundesverbands für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik zeigen, klettern die Einkaufspreise für Unternehmen von einem Allzeithoch zum nächsten.

Allerorten werden die Beschaffungsmärkte unbeständiger, nimmt die Verflechtung globaler Warenströme zu, sinkt die Wertschöpfungstiefe in den Betrieben. Die Folge ist ein immenser Kostendruck. Um ihm Herr zu werden, werten Firmen ihre zentralen Einkaufsfunktionen auf und greifen zusätzlich auf Einkaufsberater zurück. Die externen Profis haben sich seit rund zehn Jahren etabliert und gewinnen kontinuierlich an Bedeutung. Nach Meinung von Dietmar Fink, Professor für Unternehmensberatung an der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg, können sie dazu beitragen, den Einkauf um 15 Prozent zu optimieren. Das Einsparpotenzial größerer Konzerne erreiche damit schnell zweistellige Millionenbeträge.

In Zeiten steigender Rohstoffpreise und knapper Ressourcen steht jedoch die Versorgungssicherheit ganz oben auf der Prioritätenliste. Schließlich treffen leere Lager die Produktion ähnlich hart wie leere Auftragsbücher. Um die richtige Balance zwischen Risiko und Nutzen zu wahren, helfen Berater bei der fortlaufenden Beschaffungsmarktforschung, ermitteln Frühwarnindikatoren und arbeiten Notfallpläne aus. Zudem kurbeln sie die Ertragskraft ihrer Klientel an, indem sie Warengruppen neu ordnen, die Beschaffung bündeln, für professionelle Ausschreibungen sorgen oder im Kundennamen direkt mit den Lieferanten verhandeln. „Wir sind nicht der Sportdirektor, wir kicken mit“, kommentiert Gerd Kerkhoff diesen umsetzungsorientierten Ansatz, der auch für sein Haus gilt. Der Berater ist Chef der Düsseldorfer Kerkhoff Consulting, die sich als eines der ersten deutschen Unternehmen auf Projekte im Einkauf konzentriert hat. Dazu gehöre auch, dass die Arbeit nicht mit der Präsentation endet, sondern erst dann, wenn das Konzept vollständig beim Kunden implementiert ist, so Kerkhoff.

Für Berater bedeutet dies, dass sie mit den Geschäftsbereichen ihrer Auftraggeber im Detail vertraut sein müssen. Ein guter Einkaufsconsultant versteht etwa, welche Bedürfnisse die Produktentwicklung hat, worauf der Vertriebler Wert legt, was dem Techniker wichtig ist oder wo die Prioritäten der Qualitätssicherer liegen. Auf der anderen Seite besitzt er einen scharfen Blick für die Leistungsfähigkeit zuliefernder Produzenten. Dabei geht es immer wieder um grundsätzliche Fragen: Soll ein bestehender Lieferant des Kunden weiterentwickelt werden? Oder ist es sinnvoller, in neue Märkte wie Brasilien oder Indonesien zu investieren – mit dem Risiko, zu Beginn einer neuen Kooperation Abstriche hinsichtlich der gewohnten Qualität machen zu müssen?

Auf diese Weise ist der Einkauf vom reinen Kostensenker zu einem Agenten des Wachstums geworden, der seine Stärken keineswegs mehr nur in Krisenzeiten ausspielt. Wer im Einkauf ausschließlich das Terrain der Rabattjäger sieht, irrt daher gewaltig. Vielmehr kann der Tunnelblick auf den billigsten Lieferanten unter Umständen Qualitätsprobleme heraufbeschwören, die enorme Kosten zur Folge haben. Die Arbeitszeit, die Einkäufer mit bloßem Feilschen um Rabatte verbringen, sinkt daher deutlich. Die Unternehmensberatung Bearing Point schätzt vielmehr, dass Einkäufer bald die Hälfte ihrer Zeit strategischen und taktischen Tätigkeiten widmen werden. Schließlich wollen globale Wertschöpfungsnetzwerke, zunehmender internationaler Wettbewerb, knapper werdende Ressourcen und strengere gesetzliche Auflagen im Einkaufsmanagement berücksichtigt sein.

Seine kreative Kraft beweist der Einkauf insbesondere in der Industrie. Im Schulterschluss mit externen Spezialisten fungieren dort moderne Einkäufer immer häufiger als Trendscouts, die spezielle Vorprodukte und Werkstoffe auf den Weltmärkten ausfindig machen und so zum Innovationsmotor für die eigene Produktion werden. „Dies stellt die Einkaufswelt auf den Kopf“, ist sich Consultant Kerkhoff sicher. „Hat vorher die Produktion den Einkauf damit beauftragt, die Bauteile für die eigens erdachten Produkte zu bestellen, kommt nun die Herstellungsidee aus dem Einkauf heraus. Eine Denkweise, die von vielen Unternehmen bisher vollständig vernachlässigt worden ist.“

Exaktes Branchenwissen ist das A und O für einen starken Einkaufsberater. Es überrascht insofern wenig, dass unter den Mitarbeitern vieler Anbieter nicht nur die üblichen Betriebs- und Volkswirte sowie Wirtschaftsingenieure zu finden sind. Häufig trifft man auch Absolventen von Fachrichtungen an, die man in diesem Geschäft nicht unbedingt erwartet. Ein Beispiel dafür sind Ärzte, die ihr Wissen als Berater in der Medizintechnik einbringen.

Ist das Business der Einkaufsberater also die Goldgrube der Zukunft? Eva Manger-Wiemann tritt auf die Bremse. „Der Zugang zum Kunden macht den Beratern mittlerweile richtig Arbeit“, sagt das Mitglied der Geschäftsleitung der Schweizer Meta-Consulting-Firma Cardea. Wirtschaft boomt, Beratung boomt – diese klassische Gleichung gilt auch für Einkaufsberater nicht mehr. Zwar hat die Finanzkrise den Rang ihrer Disziplin eindeutig verbessert. Doch die Beschaffungsressorts für Dienstleistungen in den Unternehmen wollen es heute ganz genau wissen. Consultants berichten von 150-seitigen Ausschreibungen und vom Ende der Kungelei – strikte Compliance-Regeln verlangen maximale Transparenz, um die beste Offerte herauszufiltern. Die Pointe liegt auf der Hand: Ausgerechnet ihre eigenen Prämissen machen den Einkaufsberatern mittlerweile zu schaffen.